W większości biur codziennie lądują w koszu niezwykle duże ilości wszelkiego typu dokumentów. Niektóre z nich są praktycznie bezwartościowe, jednakże bez wątpienia można w nich znaleźć także i takie, które posiadają poufne dane. Mogą to być chociażby dane finansowe, plany sprzedażowe czy też objęte szczególną ochroną dane personalne. Warto więc dowiedzieć się, jak właściwie powinno przebiegać efektywne niszczenie dokumentów w każdym biurze.

Zanim kupimy odpowiednie niszczarki i nakażemy każdemu pracownikowi niszczenie (zobacz kliknij, zobacz, sprawdź) dokumentów, trzeba opracować … dokument, w jakim zamieszczone będą specjalne co do tego wytyczne. Z nim powinien zaznajomić się każdy nowo zatrudniony pracownik (odnośnik). Należy także przeprowadzić szkolenie wyjaśniające, dlaczego trzeba niszczyć dokumenty oraz uświadomić zagrożenia, jakie mogą wynikać z nieodpowiedniego zabezpieczenia dokumentów oraz nieprawidłowego ich niszczenia.

Utylizacja dokumentów w miejscu, w którym powstały, jest jednym z najbezpieczniejszych rozwiązań, ponieważ dzięki temu będziemy mieć pewność, że nasze informacje są chronione i raczej nie dostaną się w niepowołane ręce. Poza tym na rynku współcześnie funkcjonuje wiele firm pomagających w niszczeniu naszych dokumentów. Jednak należy wiedzieć o tym, iż zlecając to zadanie zewnętrznej firmie, może istnieć pewne ryzyko, że przedostaną się one w nieodpowiednie ręce już na etapie ich transportu lub też podczas ich liczenia.

Oprócz tego należy dowiedzieć się, co z danymi, jakie umieszczone są na elektronicznych nośnikach. Wiele osób usuwa dane (zobacz rekomendują nas) w dość typowy sposób, np. formatując dyski. Trzeba jednak pamiętać, iż skasowanie i przywrócenie odzyskanych informacji jest niezwykle łatwe, dlatego też jeśli posiadamy bardzo ważne dane, należy umieszczać je na nośnikach optycznych, magnetycznych lub elektronicznych, które posiadają bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa.

Ważne jest również określenie miejsca niszczenia dokumentów. Musi się mieścić w takim pomieszczeniu, do którego wszystkim pracownikom będzie "po drodze". Równocześnie warto uczulić ich na to, by pamiętali, jak istotne jest niszczenie dokumentów we właściwy sposób. Dzięki temu przyczynimy się do zwiększenia bezpieczeństwa w firmie, a równocześnie unikniemy przykrych konsekwencji.